Lange nachten, discussies, twijfels en overwinningen. Daar wilde ik het even met jou over hebben. In het kort: als adviseur komt het werk vaak met pieken en dalen. In de afgelopen weken heb ik overuren gemaakt voor een aanvraag in kader van het ‘experiment gesloten coffeeshopketen’. Ook wel bekend als wietproef of wietexperiment.

In deze analyse en misschien nog enkele meer probeer ik, binnen de limieten over wat er gedeeld kan worden, een kijkje te geven achter de schermen bij hoe het bij de diverse indieners er waarschijnlijk aan toe gegaan is.

De focus voor de lange termijn ligt bij het rookloos kunnen genieten of aanvullen van een regulier medicinaal traject

Voordat je misschien met vooroordelen over het wietexperiment komt, de insteek voor deze aanvrager is een opzet van continue kwaliteit, met aandacht voor een breed assortiment cannabisproducten.

De focus voor de lange termijn ligt bij het rookloos kunnen genieten of aanvullen van een regulier medicinaal traject.

Denk aan minder sterke drank van een huismerk en meer aandacht voor speciaal bier met het doel van optimale toepassing.

Antwoord op de vraag, maar welke vraag?

Als adviseur voor processen en ondersteunende computersystemen heb ik diverse grote klantvragen behandeld. Negen jaar geleden zat ik in vergelijkbare omstandigheden, een grote telecomleverancier wilde alle dienstverlening op gebied van ICT-oplossingen laten aanbesteden. Mijn werkgever, een van de top 5 bedrijven wereldwijd, wilde daar heel graag op intekenen.

In de wereld van de ICT zijn er enkele spreekwoorden die heel relevant zijn bij een aanbesteding (ofwel uitvraag naar de markt) en goed onthouden moeten worden bij een beantwoordingsproces.

“Olifanten doen het met olifanten”

De eerste is: “Olifanten doen het met olifanten.”

Dat betekent dat je als klein, wendbaar bedrijf het wel mag proberen (de aanvraag is namelijk open, vrij toegankelijk voor iedereen). Of het echter realistisch is dat je de gunning krijgt, is een tweede. Denk bijvoorbeeld aan het risico dat je kan lopen bij een aanklacht als je niet levert wat je contractueel hebt afgesproken; de kosten van alleen de rechtszaak al, kunnen een klein bedrijf kopje onder doen gaan. En dat is nog los van het feit of je gelijk hebt/had, of niet. Bij deze uitvraag is levergarantie gevraagd; bij een van de eerste medische cannabisproducenten is de licentie ingetrokken toen ze te weinig konden leveren. Dat kan je enkele miljoenen kosten!

“De vraag achter de vraag”

De tweede is: “De vraag achter de vraag.”

We noemen dit ook wel de ervaren pijn, of wat de aanleiding is voor de vraag zoals die wordt gesteld. In het vakmanschap van Business Analyse (mijn functie als analist) probeer je normaliter een klant helemaal uit te wringen en netjes en gestructureerd de vraag overzichtelijk te maken. Interactie is daarbij heel belangrijk; in mijn vak wordt dan ook onderkend dat bijvoorbeeld werken op afstand vaak niet wenselijk is voor deze rol en nuances in de vraagstelling. Bij deze uitvraag is er wel een beetje bekend in het algemeen, maar niet heel precies; zelfs dit kan een test zijn van de uitvrager om de aanbieder te toetsen op volwassenheid.

”In hoeverre moet je de klant opleiden, en is dat gewenst?”

De derde is: ”In hoeverre moet je de klant opleiden, en is dat gewenst?”

Mijn favoriet; ik noem dit altijd: “I want a PONY! Sessies”. Stel je de 5-jarige dochter voor, van een rijke familie. De dochter wordt als een prinsesje behandeld en niets is te gek. Ze hebben jou gevraagd om een pony voor haar te regelen.

Je kunt allerlei oplossingen kiezen, maar het moet wel het doel raken; misschien is een oude knol al voldoende, die voor 3 rondjes volstaat en dat de kleine daarna erop uitgekeken is. Misschien moet het een heel specifiek ras pony zijn, gelijkend op het mentale beeld of tekenfilm voorbeeld dat het prinsesje ooit heeft gezien. Hoe dan ook, heel veel faalkansen en heel weinig manieren waarop het goed kan gaan.

Je voelt de storm al aankomen; de kans dat je de juiste pony kiest, is klein. Daarom moet je slimme vragen stellen om de belangrijkste eigenschappen en ervaren voordelen te achterhalen. Bijvoorbeeld: welke kleur(en), wat ga je er mee doen als…, wanneer ga je met je pony…., etc. Je merkt aan de antwoorden op zulke vragen in welk volwassenheidsniveau de wens is geformuleerd. Als je prinsesje zegt: de pony moet gestippeld zijn als een dalmatiër (want dat zie je nooit) dan heb je een probleem: die bestaan namelijk niet.

Je begrijpt dat een 5-jarige niet wil horen dat iets niet kan. Zeker niet een heel verwend nest. Je zult een heel register pedagogische trucs moeten toepassen om een akkoord te bereiken… Stel je dan nu voor dat je eigenlijk geen vragen kan stellen aan de vrager, of alleen maar te horen krijgt: ‘ik wil een pony!’. In deze uitvraag was er mogelijkheid van vragen stellen. Sommige antwoorden kon je helemaal niks mee (PONY!), anderen brachten wel weer duidelijkheid (stijgbeugel met gat van tenminste 15 cm hoogte, materiaal van tenminste 1cm diameter, lus om leren riem aan te brengen van tenminste 1cm dik staal en een gat van 2cm diameter. Afgevlakte binnenzijde, aan de onderzijde, breed 2,5cm over de gehele lengte, met een rastermotief van 2 mm diepte).

Keuzes maken

Zo ook dus in een notendop de standaard elementen die bij een aanbesteding horen: de vraag en het antwoordformaat. In sommige aanbestedingen moet je verplicht in het stramien van de opdrachtgever antwoord geven. De opdrachtgever doet dit, om ogenschijnlijk beter/neutraler/makkelijker te kunnen vergelijken. Helaas gaat dat niet helemaal op, want hoe minder goed de klant weet wat ‘ie vraagt, hoe vager je antwoord moet geven.

In welke vorm vertellen we genoeg achtergrond, maar laten we ruimte om keuzes te maken wanneer er meer details bekend worden.

En dat is dan ook de eerste uitdaging die de lange nachten heeft opgeleverd; in welke vorm vertellen we genoeg achtergrond, maar laten we ruimte om keuzes te maken wanneer er meer details bekend worden. Ik ben op 15 juni benaderd om mee te werken aan een beantwoording voor het wietexperiment. Daarbij waren nog meerdere onderdelen, waaronder een definitieve locatie nog niet rond. Wat kun je dan wel?

Vooral: keuzes maken.

Over hoe je wilt werken met het team. Welke boodschap je wilt uitdragen. Klassieke bedrijfskunde: Je stelt je missie en visie op, de doelen voor de korte, middellange en lange termijn. Welke risico’s je aan wilt gaan voor het project en voor de gehele uitvoering, welke datum(s) er in je project van de komende weken je welke beslissingen neemt (Go/No-Go sessies). Je maakt een duidelijker kader door je niet blind te staren op wat je niet weet, maar uit te gaan van wat je wel weet.

Het deksel op de neus

Dus je bent al een eind op weg, inkadering op de rit, je spreekt leveranciers en andere betrokkenen. Je schaaft aan je visie en verhaal en steeds duidelijker wordt je beeld over je beantwoording. Je hebt je boodschap op orde. Dan komen we in de communicatietheorie; ruis ten opzichte van signaal.

In de overdracht van de boodschap, daar hebben we een flinke kluif aan gehad

In de overdracht van de boodschap, daar hebben we een flinke kluif aan gehad. En nog, als ik er langer over nadenk, kan ik elementen duidelijker omschrijven.

Echter heb je er geen tijd voor (gehad) of was het medium er ongeschikt voor. Want een groot deel van een stuk van de communicatie komt voort uit de beperkingen van een medium.

Een praktisch punt in de aanvraag was daarbij de manier van aanleveren

Een praktisch punt in de aanvraag voor het wietexperiment was daarbij de manier van aanleveren. Dat mocht alleen met behulp van formulieren in een PDF formaat, een niet aanpasbaar product, ontwikkeld door Adobe.

In die documenten konden enkele basale dingen niet: tabellen en figuren tussen de tekst plaatsen.

Zo kon je dus ook helemaal geen tabel aanleveren bijvoorbeeld, om je soorten cannabis te presenteren. Zo moet je dan lijstjes maken met namen, fabrikanten, THC gehalte, CBD gehalte, terpenen en andere voor jou (maar misschien voor de ontvanger niet) relevante kenmerken.

‘they wanted a pony’

Ook daaraan ben ik wel gewend, maar leuk is anders. Vaker ben ik bij overheidsinstellingen iets tegengekomen dat enorme creativiteit vergt. Neem bijvoorbeeld automatiseringsscripts ontwikkelen met programmatuur die op een standaard is blijven staan van 1985. Dat was een combinatie van omstandigheden en eerder een smerig trucje van een leverancier om kosten te drukken, samen met onvoldoende kunde bij het opstellen van passende, actuele specificaties; maar toch, ‘they wanted a pony’.

Wietexperiment winnaars

Oei, winnaars. Een heel moeilijk begrip in deze context. Want wie is de winnaar van het wietexperiment? Ik noem een paar potentiële kanshebbers.

De consument

Die kan tenminste gekeurde, redelijk kwalitatieve cannabisproducten verwachten, toch? Ik weet het niet; we zien uit de jaarcijfers van diverse Canadese bedrijven en leveranciers die we hebben gesproken dat de kassenbouw variant risico’s van schimmels en plagen met zich meebrengt. Van elke 10kg cannabis kun je 2-3kg afschrijven vanwege ‘kwaliteitsproblemen’. Dit kan tekorten op de markt veroorzaken (te weinig aanbod t.o.v. de vraag), verschraling van het aanbod (minder soorten), of in het slechtste geval, tóch producten die net niet aan de kwaliteit voldoen omdat een ander stuk van de oogst is getest.

De coffeeshophouder

Voor de coffeeshophouder lijkt ook alles in kannen en kruiken. Die verdient gewoon nog steeds geld, en met bakken! Vergeet niet dat de risico’s voor coffeeshops ook flink anders komen te liggen; er mag nu voor een week op voorraad komen. Ik weet niet of dat uit veiligheidsoverwegingen handig is. Ook zullen weinig locaties een geschikte oplossing hebben, want meerdere keren per dag zul je uit een kluis je voorraad moeten halen. Wie beschikt er in de winkels over codes? En wat doe je met je klanten? Ga je over op een ander systeem (verkoop op grammen versus op prijs?) en hoe bepaal je je assortiment? Weet je eigenlijk wel wat jouw eindklant wil, als er opeens 90 soorten cannabis te koop zijn?

De producent

Jahaa, de producent kan lekker in de handen wrijven met het wietexperiment, want o, wat een gouden bergen liggen er in het verschiet! Mijn opdrachtgever heb ik meermalen moeten wijzen op diverse reële risico’s en de eurotekens waren daarna ver te zoeken in de ogen. De vraagtekens bleven over. Want zie zulk een locatie maar te vinden, waar je veilig en voldoende productie kan maken. Of weet die locatie maar geheim te houden; zelfs een pro verspreekt zich wel eens. Of een gemeente die vrolijk de gemeenschap gaat peilen over de komst van een cannabisfabriek. Ik weet niet of zich iedere beoogde directie zich heeft gerealiseerd welke mogelijke gevaren er komen kijken bij een bekende productielocatie, en tegen welke prijs/vergoeding? Je zult moeten verrekenen met een risicotoeslag.

De overheid

Eindelijk, een klein wietexperiment met een kader en richtlijnen en daarna is er helderheid. Maar nu blijkt dat er zoveel aanvragen zijn, dat de deadline van beantwoorden al vrolijk opgeschoven is met een kwartaal (Q1 2021 in plaats van Q4 2020). Ik hoop dat de commissie en de beoordelaars voldoende ruimte hebben in het nakijken en onderling vergelijken. Dat de wensen duidelijk genoeg zijn in het ‘nakijkmodel’. En dat het hoofdpijndossier ‘track-en-trace’ software snel beschikbaar is. Want zonder specificaties, hoe moet je dan begroten? En hoe ga je zo’n begroting die is ingeleverd beoordelen?

Dit stukje klinkt misschien wat negatief, dat komt van mijn kant doordat het best frustrerend is om antwoorden te geven die niet precies kunnen zijn.

Dit stukje klinkt misschien wat negatief, dat komt van mijn kant doordat het best frustrerend is om antwoorden te geven die niet precies kunnen zijn.

Mijn opdracht in deze periode is mijn klant begrijpen én de uitvrager te begrijpen en beiden dichter bij elkaar te brengen. En dat met een zeer beperkt middel, een sjabloon zonder plaatjes en tabellen. Leuke uitdaging voor een analist!

Onder de streep hoop ik natuurlijk dat men verder mag. En van enkele partijen die ik zo via de media heb gehoord heb ik er vertrouwen in dat de eindklant (de consument) er wel eens flink op vooruit kan gaan.

Laten we daar van uit gaan, een schoon product met een prima kwaliteit met een breed en verantwoord aanbod.

Hoe nu verder?

Wat zou jij willen? We hebben daarvoor twee actiepunten. Cannabisindustrie.nl wil een duit in het zakje doen. Het mogelijk maken van wensen van mede-industriegenoten, spreek ze daarom uit; laat hier weten wat je verwacht van het wietexperiment. We gaan dit vergelijken met wat er aan ingekomen meningen al is bekend gemaakt in de aanloop naar het wietexperiment via de Coffeeshop van het Jaar competitie en het bijbehorende formulier.

Verder willen we graag van je weten waarover je wat meer zou willen weten wat er achter de schermen is gebeurd. Over welk onderwerp zou je een volgende analyse/column willen lezen? Laat het ons weten middels de onderstaande stemknoppen!

Nieuw: lees hier de volgende longread van Jef over de assortiment keuzes in het wietexperiment en beluister hier onze Cannabis Industrie Podcast met Jef Martens.